E-Mail

E-Mail gehört seit Ewigkeiten zu den meist genutzten Diensten im Netz (ich schreibe hier bewusst nicht Internet). Da man aber leider weder in der Schule noch auf der Uni oder Ausbildung darüber informiert wird, warum man das eine oder andere tun oder lassen sollte, kommt es gerne mal zu Reibungsverlusten beim Austausch von Nachrichten. Daher achtet bitte mal auf folgende Sachen:

Anhänge:

Die Größe der Anhänge

Zugegebenermaßen werde Festplatten und Netzwerkleitungen immer schneller und größer und überhaupt. Warum sollte ich meine Urlaubsvideos mit 10 GB dann also nicht per Mail versenden? Ganz einfach: weil E-Mail nicht dafür gemacht wurde:

Jede Mail wird beim Versand, aus Rücksicht auf alte Zöpfe, in ein 7bit-Format konvertiert. Die Mail ist also beim Versand noch einmal ein paar Prozent größer.

Mails werden prinzipbedingt an verschiedenen Stelle zwischengespeichert. Die Serverbetreiber müssten also Unmengen Speicherplatz vorhalten.

Wenn Sie solche großen Mails von ihrem Firmenkonto versenden, wird eine Kopie jeder Mail sehr wahrscheinlich im Mailarchiv landen. Ihre Firma wird also dauernd neue, größere Festplatten anschaffen müssen.

Virenscanner werden versuchen, Ihren Anhang auf Schadsoftware zu überprüfen. Das kostet bei großen Dateien Unmengen an Rechenleistung.

Wenn der Mailempfänger die E-Mail mit dem Mobiltelefon lesen will, hat er vermutlich nach dem Empfang Ihrer Mail sein monatliches Datenvolumen aufgebraucht. Ob er will oder nicht …

Wenn Sie größere Dateien zu verteilen haben, ist es wesentlich effektiver, diese auf einen Netzwerkspeicher, wie z.B. eine Nextcloud, hochzuladen und dem Empfänger einen Link zum herunterladen per Mail zu senden.

Angehängte Dateitypen

Es besteht die Unart, ungefragt irgendwelche Dateianhänge in Formaten zu versenden, von denen nicht klar ist, ob der Empfänger damit überhaupt etwas anfangen kann. Offenbar geht jeder davon aus, dass der Empfänger die gleichen Programme benutzt. Das ist aber oft nicht so.

MS-Office

Gerade Benutzer von Microsoft-Office versenden gern mal ungefragt irgendwelche Word- oder Exceldateien, manchmal sogar mit sonderbaren Makros eingebettet, ohne sich vielleicht Gedanken darüber zu machen, ob der Empfänger auch ein raubkopiertes MS-Office benutzt oder mehrere hundert Euro für ein Officepaket von zweifelhafter Qualität ausgegeben hat.

Nun werden einige Leute sicher behaupten, dass MS-Office ein Quasi-Standard ist. Ist es nicht. Es gibt keinen Quasi-Standard. Es gibt nur einen Standard und der impliziert, dass er offen gelegt ist. Ist bei MS-Office nicht der Fall. Wenn es überhaupt einen Standard gibt, dann ist das für Officepakete OpenDocument, welches als OASIS Open Document Format in ISO/IEC 26300-1:2015 standardisiert ist. Dieses Format können, da es offen dokumentiert ist, verschiedene Programme nutzen. So auch MS-Office.

Wenn Ihr euch also genötigt sehen solltet, irgendwelche Officedokumente per Mail durch die Gegend zu schicken, dass doch bitte als OpenDocument. Und vorzugweise ohne Makros.

Das Argument, dass andere Officepakete die Dateien nicht richtig anzeigen, liegt im Übrigen in den meisten Fälle daran, dass das Ausgangsdokument „zusammengeschustert“ wurde. Wenn man ein Dokument ordentlich strukturiert und nicht „hart“ formatiert, dann klappt’s auch mit dem Dokumentenaustausch.

CAD-Dateien

Es gibt auch im CAD-Bereich unterschiedliche Dateiformate. Wenn ihr nicht sicher seid, ob der Empfänger das gleiche CAD-Programm benutzt, verwendet doch einfach das DXF-Format. Das kann jedes CAD-Programm lesen.

Desktop-Publishing

Für Desktoppublishing bietet sich das SVG-Format an. Dieses Format können sowohl Adobe- als auch andere Programme nutzen.

weitere Standardformate für den stressfreien Austausch von Daten

Typ	Format
Textverarbeitung	OpenDocument (ODT)
Textverarbeitung	ASCII-Test (ohne Formatierungen)
Tabellenkalkulation	OpenDocument (ODS)
Tabellenkalkulation	CSV (wenn nur die Werte interessant sind und nicht gerechnet wird)
Bilder	PNG, JPG, TIFF (Bitmaps)
Bilder	SVG (Vektorgrafiken)

Im Grunde kann man aber sicher immer vorher fragen, welche Formate der Empfänger verarbeiten kann. Wenn beide das gleiche Programm benutzen, kann man natürlich auch das native Format versenden.

Format

Seit Erfindung der E-Mail hat sich einiges getan. Es wurde den Gelüsten verschiedener Anwender Sorge getragen. Man kann heute E-Mail in Formaten versenden, die eher an ein Hochglanzmagazin als an eine Nachricht erinnern. Kann man machen, muss man aber nicht. Neben dem schönen Schein, bergen solche Mails auch ein nicht unerhebliches Risiko:

in HTML-Mails kann man Schadcode verstecken. Wenn das Mailprogramm dafür empfänglich ist, hat man den Salat. Deshalb (und auch aus anderen Gründen) benutzt man besser kein MS-Outlook.

in HTML-Mails kann man Trackingcode verstecken. Dadurch weiß der Absender ganz genau, ob Sie die Nachricht gelesen haben oder nicht. Und das obwohl Du Dein Mailprogramm angewiesen hast, KEINE Lesebestätigung zu versenden. Doof, nicht?

Outlook hat noch ein anderes lustiges Mailformat. In den Einstellungen von Outlook ist als Standardformat RichText (RTF) eingestellt. Doof ist nur, dass alle, die nicht Outlook benutzen, nur einen Anhang namens winmail.dat an einer ansonsten leeren Mail haben.

Kurzum, benutzt einfach das Nur-Text-Format oder, wenn ihr den Empfänger unbedingt mit bunten Mails beglücken wollt, wenigsten die Option Text und HTML zusammen zu versenden. Dann kann der Empfänger auswählen, was er möchte. Im Mailprogramm seit ihr auf der sicheren Seite, wenn ihr entweder Nur-Text oder vereinfachtes HTML ausgewählt habt.

Bemerkung

Ich persönlich ignoriere im Übrigen Mails im nur-Outlook-Format. Wenn ihr also mal keine Antwort bekommt, schaut mal nach, ob euer Outlook evtl. Müll verschickt.